Durante a implantação das ferramentas da qualidade nas organizações, o maior desafio é manter os envolvidos motivados até que os resultados comecem a aparecer. Como muitas vezes esses resultados podem demorar a aparecer, começar pela implantação do 5S pode ser um bom caminho para resultados mais rápidos que deem suporte à implantação de ferramentas mais robustas. 

negavelmente os resultados apresentados em implantações de quaisquer projetos tem papel determinante na credibilidade e principalmente na continuidade desses projetos. 

Como já foi dito, a escolha do 5S como ferramenta para iniciar a implantação das ferramentas da qualidade pode propiciar a geração de resultados em menores prazos, mas para mostrar exatamente como isso acontece, é importante conhecer um pouco mais sobre a ferramenta.

CONHECENDO O 5S

O 5S é uma ferramenta que foi criada no Japão em um cenário pós-guerra, onde escassez resumia a condição do país em todas as suas faces: Escassez de mão-de-obra, escassez de comida, escassez de moradias, escassez de máquinas e, principalmente, escassez de recursos financeiros.

Em meio a essa situação, o país buscava uma forma de se recuperar da destruição gerada pela segunda guerra mundial e, as indústrias japonesas, uma forma de se inserir no mercado com preços e qualidade capazes de competir com as empresas americanas e europeias.

Foi nesse momento, por volta de 1950 que o engenheiro e professor Kaoru Ishikawa, conhecido pela criação e popularização de inúmeras ferramentas da qualidade, desenvolveu o 5S, que chegou a ser colocado quase de forma unânime pelas empresas japonesas como base física e comportamental para o sucesso das demais ferramentas da qualidade.

Mas afinal, em que consiste o 5S?

A ferramenta 5S tem como principais objetivos:

• Reduzir desperdícios, indo desde um melhor aproveitamento do espaço físico até o melhor aproveitamento do tempo;
• Melhorar as condições do ambiente de trabalho, tornando-o um ambiente mais organizado, limpo e seguro, propiciando um aumento da qualidade de vida e satisfação dos colaboradores.

Para alcançar esses objetivos, o 5S é dividido em cinco etapas, que são caracterizadas pelo que chamamos de “cinco sensos”, que são cinco palavras em japonês que carregam no seu significado as cinco áreas a serem trabalhadas. São os cinco sensos:

Seiri – O senso de Utilização

Esse senso diz respeito a separar o que é vital e, portanto, deve ser mantido no ambiente de trabalho do que é inútil, e deve ser descartado, não necessariamente eliminado. 

Um aspecto importante sobre esse senso é que ele abrange tanto questões mais palpáveis como a estrutura física do escritório e arquivos ou aplicativos dos computadores, quanto critérios mais subjetivos como ações e sentimentos que podem ser prejudiciais ao colaborador e ao ambiente de trabalho.

Englobar esses aspectos mais subjetivos deixa muito claro que ao aplicar o 5S, não está simplesmente sendo aplicada uma ferramenta, mas buscando a assimilação de uma filosofia.

Seiton – O senso da Organização

Seiton é o senso que prega a organização dos elementos que foram considerados de alguma utilidade depois de aplicado o primeiro senso. 

Nesse ponto, é bem comum utilizar como direcionamento para definir o local mais adequado para guardar cada item a seguinte regra: os itens mais utilizados devem ser guardados mais próximos do posto de trabalho e, conforme a frequência de uso cai pode-se aumentar a distância para o posto de trabalho, tornando a organização mais eficiente.

Lembrando que itens que não tem usabilidade já foram eliminados do ambiente durante a aplicação do primeiro “S”.

Seiso – O senso da Limpeza

Chegamos ao terceiro senso, que é o senso de limpeza, que consiste em limpar e cuidar do ambiente de trabalho, removendo o que não é mais útil, descartando o lixo e mantendo a higiene e as condições do ambiente de trabalho.

Seiketsu – O senso da Padronização

Seiketsu é o quarto senso, ligado à padronização, embora exista alguns desencontros quanto a isso. E a confusão acontece pois alguns autores publicaram esse quarto S como sendo o senso da saúde e da higiene, o que não é errado, apenas questões de nomenclatura.

O quarto senso visa criar mecanismos de padronização para que os demais sensos, já discutidos, sejam mantidos em pleno funcionamento. Com base nisso, não fica difícil fazer a ligação com o conceito de saúde ou higiene adotado por alguns autores. 

Quando garantimos que o ambiente de trabalho está organizado e limpo, a tendência é que esse esteja muito mais salubre e com menos ocorrência de acidentes de trabalho ou problemas de saúde ligados ao trabalho.

Shitsuke – O senso da Autodisciplina

O quinto e último senso é o da autodisciplina e é emblemático no que diz respeito à implantação da filosofia do 5S. De forma simples e prática, o quinto senso vem para trazer a responsabilidade de todos os colaboradores de se comprometerem com a manutenção e a melhoria do programa implantado.

AS VANTAGENS DE INICIAR PELO 5S

Agora que você já conhece o 5S, deve estar querendo a informação que te prometi lá no começo deste artigo.

Por que devo começar a implantação das ferramentas da qualidade pelo 5S?

E a primeira razão para o qual você deveria iniciar o seu programa de implantação de ferramentas da qualidade pelo 5S, as próprias companhias japonesas lá em 1950 já tinham a respostas: 

O programa 5S é a base física e comportamental para o sucesso das demais ferramentas da qualidade.

Como já vimos, o programa 5S bem implementado garante à empresa mais organização, mais eficiência, menos desperdícios e, principalmente, a mentalidade diferenciada dos colaboradores que são norteados pelas premissas de eficiência, comprometimento e organização.

Com tudo isso que é proporcionado pela implantação do programa 5S a companhia terá uma base muito sólida para sustentar a implantação de ferramentas mais complexas, mas isso não é tudo, ainda existe um fator muito importante na seleção do 5S como a primeira ferramenta:

Os resultados da implantação do programa 5S começam a ser percebidos quase que de forma imediata, o gera credibilidade às ferramentas da qualidade.

Ao implementar o primeiro senso e retirar tudo que é inútil do ambiente de trabalho, quanto tempo demora para que apareçam os resultados? E ao organizar o ambiente, colocando cada coisa em seu devido lugar e encontrando um lugar adequado para o que antes não tinha. Quanto tempo demora para que esses resultados sejam percebidos?

Como você  deve ter reparado, a resposta para as duas perguntas foi “imediatamente”. Com esses resultados visualizáveis de forma tão rápida, uma equipe que nunca teve contato com as ferramentas de qualidade, tende dá-las credibilidade graças a esses resultados. 

Essa credibilidade é muito importante principalmente porque a implantação das ferramentas da qualidade, geralmente traz consigo a necessidade de mudança e de quebra do status quo e isso geralmente é algo que pode ser muito traumático para as equipes caso essa mudança não seja conduzida de forma adequada.

Com todas as informações que foram compartilhadas nesse artigo, você já tem condições de iniciar agora mesmo a implantação das ferramentas da qualidade na sua empresa. Que tal começar pelo 5S?

Literatura Sugerida:

RIBEIRO, H. A bíblia do 5S, da implantação à excelência. 1.ed. Salvador: Casa da qualidade, 2006